Quelques mots sur l’open-door policy

Votre porte est toujours ouverte pour vos employés? Est-ce qu’ils le savent?

L’open-door policy, ça implique plus bien que de travailler avec la porte ouverte! Mais c’est aussi plus que de clâmer de temps en temps: «Ma porte est toujours ouverte pour mes employés!» sans vraiment prendre le temps d’instaurer une politique pour favoriser réellement la communication. Vous aimeriez améliorer votre communication avec vos vétérinaires, vos TSA et tout le personnel de soutien primordial pour le bon fonctionnement de votre clinique? Voici 3 gestes (très) faciles à poser pour mettre en place une politique de porte ouverte dès demain! Eh oui, ça peut être aussi facile et rapido que ça!

J’en entends quelques-uns me dire: «Des politiques de ce genre-là, ça sert à rien...». Minute papillon! Une politique de porte ouverte efficace et bien gérée aura de nombreux avantages. Par exemple, elle favorisera une saine atmosphère de travail, valorisera les employés et leur montrera que leur point de vue compte, tout en encourageant la rétroaction (autant pour vous que pour eux). On se souvient que le manque de reconnaissance est la cause première des départs volontaires? Eh bien, avoir une politique de porte-ouverte est une excellente manière d’être rapidement mis au courant que vos employés manquent de reconnaissance, puisqu’ils auront toujours l’occasion de vous en glisser un mot! Bref, c’est payant pour vous, votre clinique et vos employés. Win-Win-Win. Voici donc les 3 étapes faciles pour tout mettre ça en place!

3 étapes concrètes pour mettre en place une politique de porte-ouverte

1. Définissez la politique avant de l’instaurer

Profitez de cette étape pour impliquer vos employés! Recueillez leurs idées et leur opinion sur le sujet. La première étape de l’implantation d’un changement est d’impliquer les parties prenantes! Faites un plan précis du «pourquoi» vous implantez cette nouvelle politique, du «comment», et donnez des exemples de situations pour lesquelles votre politique sera utile. Ce n’est pas obligé d’être bien long, simplement asseoir les grandes lignes pour mieux partager le tout à vos employés.
Vous pouvez aussi donner quelques exemples de situations qui ne correspondent pas à la politique. Mais attention! On ne veut pas décourager la communication avant même de la mettre en place. Il est peut-être mieux d’attendre de voir s’il y a de l’abus avant d’essayer de l’éviter. À vous de voir!

Placez ensuite ce petit document dans votre cartable de protocole, votre livre de communication ou épinglez-le sur votre babillard interne. Si vous n’avez rien de tout ça et que vous êtes un adepte de la haute technologie des post-it, il serait peut-être temps de songer à vous pencher sur ce dossier également!

2. Créez un canal de communication

Il est important ensuite de créer une manière simple et privée pour un employé de vous exprimer qu’il aurait besoin de vous parler. Pourquoi? Simplement parce que la vie en clinique n’est pas comme un bureau ou vos employés peuvent cogner à votre porte et entrer quand bon leur semble! Facilitez-leur la tâche! Par exemple: petit mot sous votre porte, texto, courriel à votre adresse personnelle, etc. Bref,  ajustez le canal de communication selon les goûts et les habitudes de votre staff. Chose certaine, vous faciliterez le processus si vos employés n’ont pas besoin de vous dire de vive-voix: «aurais-tu deux minutes pour que je te parle de quelque chose?» devant les autres.

3. Lancez le projet!

Vous avez bien élaboré la politique, le canal de communication est prêt: c’est l’heure d’aviser vos employés! Passez un petit 5 minutes avec chacun d’eux pour les mettre au courant directement du pourquoi (en premier), et du comment ensuite. Voir le petit exemple au bas de la page!

Il serait aussi astucieux de prévoir une autre mini rencontre quelques semaines après l’instauration de la politique. Histoire de voir si les employés embarquent, si des trucs sont à changer, si des situations sont problématiques, etc. Des petites rencontres éclair de 5 minutes pour discuter avec vos employés, appelées one-to-one en management, ça ne fait jamais de tort d’ailleurs!

BONUS: Donnez du feedback après chaque discussion! Par exemple: une employée est venue vous dire en privé qu’elle éprouve de la difficulté avec tel et tel aspects de son travail. Ne laissez pas la discussion/confidence tomber dans l’oubli. Agissez au besoin, et donnez du feedback par la suite. Envoyer un courriel pour prendre des nouvelles, pour aviser qu’une action a été prise, dites simplement merci pour la confiance, etc. Truc simple pour vous assurer de donner la rétroaction nécessaire: engagez-vous durant la conversation à poser une action à une date précise. «C’est parfait Amélie, je vais voir ce que je peux faire et je te reviens sans faute mardi!». Tadam!

Voilà!

Si une situation problématique arrive à vos oreilles après coup, n’hésitez surtout pas à mentionner aux employés concernés qu’ils auraient pu venir vous en parler avant que ça vire mal! Pas comme un reproche, mais plutôt comme de la conscientisation! Et si personne n’embarque, assurez-vous que tout le monde sache que le protocole est 100% malléable! Ça ne sert à rien d’instaurer un protocole avec lequel personne n’est à l’aise.

On a tous déjà été en désaccord avec un patron, sans pouvoir lui dire quoi que ce soit. Et on a fait quoi de cet emploi? On l’a quitté! Une politique de porte ouverte, c’est à ça que ça sert! Accordez le droit à vos employés de s’exprimer pour leur donner envie de rester avec vous! La confiance et la communication sont à la base de toute relation professionnelle. Une porte fermée (métaphoriquement ou non) risque de créer une barrière qui affectera négativement plusieurs aspects du climat de travail dans votre clinique. Une atmosphère de travail fermée, un environnement où les employés n’osent pas parler et où ils ont l’impression que leur opinion ne vaut rien et que leurs patrons ne leur font pas confiance: c’est bien la dernière chose qu’on veut, non?


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«Salut Dr XYZ, comme tu le sais pour moi la communication c’est vraiment important. Je pense sincèrement que l’avis des employés compte pour que la clinique roule bien et que ça soit l’fun de venir travailler! C’est pourquoi j’ai décidé de mettre officiellement en place une politique de porte ouverte. En gros, ça veut dire que je vais toujours être disponible pour écouter si tu as quelque chose à dire à propos de ton emploi, de tes besoin, de l’ambiance de travail, n’importe quoi. Ça va être simple, tu vas voir, j’ai créé un courriel juste pour ça, tu peux m’écrire directement à l’adresse onjase@cliniqueCarlin.com pour demander un petit rendez-vous pour discuter. Tu vas trouver tous les détails dans le cartable des communications, j’ai mis le protocole de la politique. As-tu des questions?»

Short and sweet.